Phần mềm quản lý doanh nghiệp, Tin tức

Tác giả : admin

Quy trình quản lý công việc làm việc từ xa

Làm việc từ xa ngày nay không còn là một hình thức quá mới mẻ nhưng nó chưa thật sự mang đến cảm giác an toàn cho các nhà quản lý. Khi mọi người chuyển sang làm việc từ xa, một câu hỏi lớn được đặt ra là “trách nhiệm”. Làm thế nào để người quản lý từ xa biết được nhân viên của họ đang làm việc? Và làm thế nào nhân viên từ xa có thể cho sếp thấy rằng họ đang hoàn thành công việc?

NHÂN TỐ QUYẾT ĐỊNH XÂY DỰNG NÊN NHÓM LÀM VIỆC TỪ XA.

1: Bồi dưỡng niềm tin.

Niềm tin có tính chất hai chiều, muốn nhân viên tin cậy bạn thì trước hết bạn hãy đặt niềm tin vào họ. Vậy làm thế nào để nhân viên thấy bạn tin tưởng họ?

2: Kế hoạch cụ thể

Dù làm việc từ xa hay làm viêc ở gần cũng cần cụ thể kế hoạch, công việc, người thực hiện, thời gian hoàn thành. Nhưng với mô hình làm việc từ xa thì việc này càng cần chi tiết hơn hơn bằng văn bản hay phần mềm. Kế hoạch và công việc trực quan nhờ công nghệ thông tin sẽ giúp nhóm trở nên mạnh mẽ hơn. Hiểu ý hơn dù bất kể họ đang ở nơi nào.

3: Tập trung quản lý công việc, không quản lý thời gian.

Mỗi người mỗi nhân sự đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau, kết quả là chỉ số đáng tin cậy nhất đối với làm việc từ xa. Đánh giá tổng thể chỉ có thể dựa trên các kết quả mà nhân viên thực hiện được. Vậy nên cần đặt mục tiêu và đề ra yêu cầu một cách rõ ràng nhất.

4: Phần mềm quản lý làm việc nhóm.

Nói đến xây dựng nhóm làm việc từ xa thì không thể không nói đến ứng dụng quản lý kế hoạch công việc nhóm.
Với việc phát triển internet của điện thoại thông minh thì việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý điều hành công việc thuận lợi hơn rất nhiều, phần mềm cho phép chúng ta lập kế hoạch, giao việc cho nhân viên, trao đổi tương tác nhắc nhở làm việc đúng hẹn.

Quản lý nhân viên làm việc từ xa thế nào hiệu quả?

Trong thời kỳ công nghệ bùng nổ như hiện nay, làm việc từ xa là một giải pháp tốt giúp các doanh nhân và nhân viên cân bằng công việc và đời sống. Nhưng các Doanh nghiệp sẽ làm thế nào để đảm bảo hiệu quả công việc khi nhân viên không có mặt tại văn phòng?

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Quản lý từ xa cần phải chú trọng vào mục tiêu và kết quả công việc chứ không đơn thuần chỉ là quản lý thời gian làm việc, hay các đầu việc cụ thể. Mục tiêu đề ra cần phải rõ ràng, và DN cần phải trao đổi thường xuyên với nhân viên về cách để đạt được mục tiêu. Lịch trình các cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể, và hướng tới kết quả cuối cùng.

Tận dụng tối đa công nghệ

Thành công của chính sách làm việc từ xa phụ thuộc vào việc nhân viên có các thiết bị di động. Kết nối internet cần thiết và có sử dụng chúng thành thạo không. Các ứng dụng dựa trên công nghệ điện toán đám mây sẽ cho phép nhân viên và người quản lý truy cập dữ liệu hoặc in ấn, theo dõi và báo cáo thông qua các ứng dụng từ xa. Thường xuyên hội đàm qua video cũng giúp các nhóm làm việc trở nên gắn kết hơn.

Cung cấp các công cụ làm việc thích hợp

Những nhân viên làm việc từ xa thường gặp vấn đề khi làm việc ở nhà vì bị làm phiền, thiếu thiết bị văn phòng hoặc không gian họp bị hạn chế. Doanh nghiệp có thể tạo điều kiện để nhân viên tiếp cận với không gian làm việc chuyên nghiệp. Nhờ đó giúp họ tăng khả năng tập trung và năng suất khi làm việc từ xa.

Hãy công khai về những quy định mới

Các chính sách làm việc mới cũng đồng nghĩa với việc phải sửa đổi hợp đồng để đưa ra các phạm vi với cả nhân viên và người quản lý. Nhân viên cần phải hiểu rõ không chỉ các mục tiêu đặt ra cho họ. Mà còn phải hiểu rõ định nghĩa thế nào là ‘thành công’ và ‘thất bại’. Các chính sách khen thưởng và xử phạt cũng cần đặt ra thật rõ ràng.

Xem trọng giao tiếp

Với sự phát triển của công nghệ, giờ chúng có thể dễ dàng thiết lập một cuộc họp trực tuyến. Chỉ cần đường link video và các thiết bị hội đàm. Bạn hãy đảm bảo sự tham gia tích cực của mọi thành viên. Vì với các cuộc họp trực tuyến, rất dễ để một số người trở nên “vô hình”.

Những nhân viên làm việc từ xa cũng cần phải cảm thấy sự phát triển của mình được DN xem xét một cách nghiêm túc, vì vậy các buổi họp định kì để thảo luận về tiến độ và hiệu suất công việc là vô cùng cần thiết.

làm việc từ xa

Xu hướng tất yếu

Sự phát triển về công nghệ kỹ thuật đã giúp giảm một phần áp lực về làm việc tại những thành phố lớn khi mà người lao động có thể làm việc tại nhà và hạn chế được thời gian di chuyển đến văn phòng.

Xác định đúng người – đúng việc

Việc đầu tiên của việc lên kế hoạch và quản lý các nhân viên làm việc từ xa là quyết định nhân viên có đủ khả năng kèm tính chất công việc có thể thực hiện từ xa. Sẽ có những nhân viên phù hợp với việc thực hiện công việc tại bất cứ đâu ngoài văn phòng.

Thống nhất cùng nhau

Để có thể đạt được những hiệu quả như mong đợi, khi xây dựng một đội ngũ nhân lực làm việc từ xa cần thiết sự thống nhất về quyền lợi cũng như nghĩa vụ giữa những người lao động và doanh nghiệp.

Làm việc nhóm

Khi phải quản lý một hệ thống nhân viên làm việc từ xa, các nhà quản trị nhân sự cần xây dựng một nhóm làm việc từ xa có sự kết hợp hỗ trợ giữa các thành viên. Phát triển một lộ trình làm việc cho cả nhóm và đòi hỏi sự thống nhất về thời gian cũng như tiến độ công việc.

Dịch vụ khách hàng

Nếu các thành viên trong nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng ở bên ngoài hãy chắc chắn rằng yêu cầu sự minh bạch và hỗ trợ kịp thời cho khách hàng.